Звёзды сошлись. Почему важно, чтобы личный ассистент был отображением своего руководителя

Как стать бизнес- ассистентом? Таким, чтобы о Вас мечтал каждый руководитель. А какие критерии поиска должны быть у генерального директора, чтобы найти фантастического персонального помощника? У нас есть ответ! Статья от персонального ассистента крупного бизнес – сообщества, которого не хотят уволить даже в самые напряженные моменты.

Достаточно задать вопрос любому руководителю, что сложнее: разработать стратегию компании на год или найти достойного сотрудника, как у каждого второго сразу на глазах выступят предательские слезы и они ответят: «Конечно, второе!». Найти хорошего игрока в команду, который не просто вольётся в коллектив, но и будет отличным специалистом в своей сфере деятельности, крайне нелегко. А когда вопрос касается поиска конкретного человека (и должность его звучит, как личный помощник руководителя) — уровень сложности в его поиске невероятный. Но выход есть! Достаточно просто четко знать свои критерии и понимать, какой человек Вам нужен рядом 24/7.

Муки выбора или главная ошибка при выборе персонального ассистента

Перед тем как меня приняли на данную вакансию, было десяток других стажёров. И все они не подошли. Нет, вы не подумайте, что хвастаюсь, что я какая-то особенная, просто вы, либо подходите друг другу на ментальном уровне, либо нет. Конечно, это существенный фактор и для работы с другими сотрудниками, но, согласитесь, это куда более важно, по отношению к вашей “правой руке”.

Главная ошибка в подборе персонального ассистента заключается в том, что директор опирается исключительно на профессиональные качества. Думаю, это свойственно при выборе самого первого ассистента, в последующие разы такой ошибки он допускать уже не будет. А всё потому, что со временем руководитель может понять, что ему некомфортно работать с этим человеком. Кажется, и работает хорошо, и замечаний по работе минимум, а вот видеть его хочется всё реже. Чтобы такого не произошло, узнайте больше информации о своём, возможно, будущем ассистенте. Чем увлекается, планирует ли свою жизнь, в каком направлении хочет развиваться, есть ли вредные привычки.

Обсудим обязанности ассистента руководителя? Согласитесь, должность персонального ассистента на сегодняшний день от винтажного секретарского предка унаследовала минимальный процент функций. Теперь она совмещает в себе: навыки менеджера, психолога, организатора, специалиста по найму, бизнесмена и даже финансиста. 

Но помните главное: если персональный ассистент не разделяет ваши принципы и жизненные правила — он вам не подходит. Это не значит, что он плохой, он может стать отличным помощником для другого руководителя, с которым у них будет много общего. Но ваши дороги расходятся.

Но помните главное: если персональный ассистент не разделяет ваши принципы и жизненные правила – он вам не подходит.

Почему важно, чтобы ассистент был отображением своего руководителя

Однажды мой руководитель сказал мне, спустя полгода работы, что он искал не просто ассистента, а поддержку, опору, продолжение его в работе и, что самое важное, нашёл. И тут появилось чёткое понимание, что да, звёзды сошлись, мы движемся в одном направлении.

При занятии такой должности степень конфиденциальности начинает возрастать, ведь рано или поздно персональному ассистенту начинают открываться семейные тайны, банковские счета, корпоративная информация, медицинские данные, пин-коды от карт, —  словом, все то, что при не тех обстоятельствах может быть использовано против клиента.

Вам, как руководителю, важно понимать, что на личного ассистента можно полностью положиться, что во время вашего отсутствия всё будет под контролем, никто не сбежит с офиса и все задачи будут выполнены вовремя. Команда не будет чувствовать отсутствия контроля и не сможет дать слабину, потому что вы оставляете на неё своё доверенное лицо, которое должно грамотно и чётко выстраивать процессы работы, правильно транслировать ваши поручения.

Рано или поздно ваш личный ассистент либо вырастет с этой должности и пойдёт вверх по карьерной лестнице в вашей компании либо пойдёт, но уже не вверх, а прямо или потом на право. В первом случае, поздравляю, вы сделали правильный выбор в своё время и теперь можете быть спокойны, ваш вклад в него оправдан.