Чек – лист: обязанности ассистента
Если вы к ним не готовы, лучше не связывать свою жизнь с этим направлением. Думаю, это единственная должность, которая совмещает в себе поручения делового и личного характера. Ещё на стадии собеседования обсуждается весь спектр вашего функционала, но не исключено, что они могут со временем расшириться. Сразу на “берегу” обсудите с непосредственным начальником, какие помощник руководителя обязанности должен исполнять, чтобы, проработав несколько месяцев не разочароваться и не потерять время обеих сторон.
Перечислю только основные:
- Административная поддержка: ведение календаря, координация и организация внешних и внутренних встреч, а также поездок, которые необходимо заранее запланировать и организовать (командировки, выставки, учёба, отпуска, плюс мероприятия компании и другие события).
- предоставлять информацию о людях, с которыми предстоит встретиться.
- полная travel-поддержка руководителя и его семьи: заказ и приобретение билетов на бизнес-мероприятия по всему миру; бронирование гостиниц, ресторанов, оформление виз, организация трансфера, аренда автомобилей и другое;
- сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов;
- разбор, ведение деловой переписки даже с личной почты руководителя;
- в обязанности ассистента входит протоколирование совещаний в формальной и неформальной обстановке;
- доведение до сотрудников указаний, распоряжений, поручений, контроль их исполнения по срокам и качеству. В этом мне помогает CRM-система, о которой расскажу подробнее в одной из статей.
- выполнение личных поручений.
- ведение личных финансов: расчет текущих расходов, оплата мобильной связи и других затрат
- ведение графика и контроль медицинских обследований;
- контроль дней рождения и знаменательных праздников (ведение ежегодной базы, согласование подарков и их отправка);
- подбор, руководство и контроль за домашним персоналом.
Но что самое главное – персональный ассистент руководителя должен быть на связи 24/7. Конечно, никто не будет вас заставлять сидеть до ночи, но всё же вы должны быть готовы к вопросам и задачам буквально в любое время суток.
По такому графику далеко не каждый сможет и захочет работать, поэтому стоит решить сразу — готовы ли вы к ненормированному рабочему дню или нет.
Персональный ассистент в будущем — карьерный рост или фиаско?
Выпускники вузов, которые хотят иметь хороший старт в карьере, часто интересуются, как стать бизнес ассистентом. Ведь развитие возможно в двух направлениях: горизонтально или вертикально. От этого будет зависеть ваша стратегия дальнейших действий:
- Горизонтальное развитие. Не каждый boss захочет отпускать ценного сотрудника. Скорее всего, он повысит вам зарплату и будет как-то поощрять в работе, а не согласится отказаться уже от привычного для него человека. А новый персональный ассистент руководителя потребует много времени и сил на обучение.
- Вертикальное развитие. Один из вариантов, который может вас ждать, если хотите сами и шеф даёт «зелёный свет» - это должность руководителя проекта, подразделения, заместителя или вовсе исполнительного директора. Иногда случается, что кто-то даже открывает своё дело. К такому уровню готов не каждый, задумываясь как стать бизнес ассистентом, но если вы хотите вертикальной карьеры – то выстраивайте стратегию к достижению желаемого.
Надеюсь, я помогла определиться сомневающимся, подходит ли вам должность помощник руководителя обязанности которой так разнообразны и ответственны. Я и сама знаю, как это непросто — найти первую работу, сомневаться и думать: «моё или не моё?». Но ведь пока не попробуешь, не узнаешь.
