Личный кабинет
Вы здесь
Блог » Анализируй это: проведение стратегических сессий, как инструмент достижения сверхрезультатов в бизнесе

Анализируй это: проведение стратегических сессий, как инструмент достижения сверхрезультатов в бизнесе

Анализируй это: проведение стратегических сессий, как инструмент достижения сверхрезультатов в бизнесе

Читайте в статье:

  • Как умение работать в команде влияет на успех вашего бизнеса
  • Какие ошибки руководителя мешают получать желаемый результат коммуникации и достигать целей компании
  • Почему организация работы в команде напрямую влияет на процесс разработки управленческих решений

В современном мире в компании, безусловно, огромную роль играет лидер-руководитель. Но он должен понимать, что без команды бизнес стратегия компании будет недостижима. И чтобы эффективно работать — нужно научиться взаимодействовать с командой, ведь зачастую, многие наши встречи не приводят к тому результату, который бы мы хотели.

В этой статье мы дадим практические пошаговые инструменты, которые помогут проводить эффективные совещания и вовлекать сотрудников в эффективное взаимодействие для достижения бизнес-результатов.
 

Без права на ошибки – что мешает руководителю наладить взаимодействие в команде?

Все ли наши совещания, собрания проходят эффективно? Вспомните последнюю встречу с вашей командой. Все прошло так, как запланировано, ощутили ли вы взаимодействие в команде? Наверняка, вы найдете пару недочетов, а если расспросите сотрудников, то узнаете немало причин, по которым многим из них не хочется посещать совместные собрания и поймете, почему вам нужно что-то срочно менять.

Конечно, в каждой команде есть свои правила, свои коммуникации, но в целом — очень часто ошибки, которые допускает руководитель, повторяются:

1. Лишнее время. Очень часто вместо запланированного времени мы задерживаемся на час-два, а то и больше. Зачастую это приводит не к сверхрезультатам, а к усталости, нежеланию дальше разбираться в вопросе из-за того, что результат коммуникации сводится к принятию решения по принципу «все, что угодно, лишь бы побыстрее».

2. Отвлечение на совещании. Каждый участник стремится быстрее отчитаться, при этом не слушая другого, решая во время собрания свои рабочие вопросы, а иногда и просто «зависая» в телефоне. К общему пониманию всей картины это точно не приводит, а только лишь занимает рабочее время.

3. Нарушение повестки дня. Зачастую собираемся обсудить один вопрос, а в итоге отступаем от него и рассматриваем совершенно другие. Поэтому процесс разработки управленческих решений

4. Отсутствие фиксации результатов и ответственных. Вроде все совещание прошло успешно, разобрали проблемные задачи, наметили пути выхода, даже решили, какие задачи нужно первоначально выполнить, но... никто не зафиксировал итоги, решения. Задачи «повисли в воздухе», вы закрутились в рабочем процессе, и, в лучшем случае, просто потеряли пару идей и задач, а в худшем — не выполнили все запланированное.

5. Совещание без подготовки. Участники не знают, что будут обсуждать, приходят неподготовленными, и большая часть времени тратится на то, чтобы найти и вспомнить необходимые данные.

6. Нет правил на совещании. В итоге каждый делает так, как хочется, а такая слабая организация работы в команде может привести к конфликтам, непониманию.

После таких собраний, конечно, не хочется ничего делать, решать, предпринимать.
 

Тренд, который перевернет ваши представления о вовлеченности команды

Каждый руководитель хочет, чтобы на совещаниях все участники были активны, предлагали решения, участвовали в мозговых штурмах, брали ответственность и, конечно, выполняли все задачи.

Как этого добиться, как вовлечь людей в процесс? В этом может помочь один из методов организации групповой работы — это фасилитация. Она полезна тем, что поможет договориться, достигнуть общей цели команде. Этот стиль управления позволяет развить умение работать в команде,вовлечь всех участников в обсуждение. Фасилитация помогает услышать друг друга, избежать конфликта. Основная цель фасилитации — повысить эффективность группы, поэтому она применима практически везде, где нужно достигнуть общей цели в команде. Это могут быть:

  • Собрания проектных групп
  • Еженедельные совещания
  • Ежедневные спринт встречи
  • Сессии стратегического планирования
  • Подведение итогов года
  • Встреча креативных групп
  • Мозговой штурм

Даже дома, собираясь на семейный совет, вы можете применить эти методы для успешного решения любого вопроса, наладив взаимодействие в команде близких.
 

Самый актуальный инструмент управления командой

В бизнесе очень важно понимать, куда мы идем и зачем нам это. Одной из актуальных форм групповой работы, которые помогают разобраться с направлением, является стратегическая сессия. ЭТО УНИВЕРСАЛЬНЫЙ ИНСТРУМЕНТ, который поможет обсудить с командой ключевые вопросы и прийти к единому мнению. Эта форма становится популярной не зря, так как приносит ощутимые положительные результаты.

Стратегическая сессия нужна, чтобы:

  • разработать стратегию для всей компании
  • определить цель, ключевые ценности компании, сгенерить новые идеи по продвижению, созданию нового продукта
  •  сформировать команду, нацеленную на результат, где все сотрудники небезразличны к компании
  • продиагностировать умение работать в команде, понять, что работает, а где сбоит слаженный механизм,
  • наладить коммуникации между сотрудниками и подразделениями
  • выйти из трудной ситуации.
Имя автора: 
Юлия Стратейчук

10 правил для руководителя, чтобы получать максимум от сотрудников и совещаний 

Делюсь с вами секретами-правилами успешной подготовки к стратегической сессии.

Правило 1. Будьте нейтральным — это обязательное правило, если вы самостоятельно проводите сессию. Постарайтесь забыть на время, что вы — глава фирмы и непременно должны указывать, управлять, командовать и наказывать. Нет! Сейчас ваша задача — сохранять нейтральную позицию ко всему, чтобы получить желаемый результат коммуникации. Ваша команда не должна бояться высказывать свои идеи, иначе в следующий раз у вас ничего не получится. Фасилитатор никогда не навязывает решение, он только помогает участникам прийти к нему. Конечно, для большинства руководителей — это трудная задача, поэтому советую вам пригласить профессионального модератора, фасилитатора, который беспристрастно и профессионально выполнит свою задачу, используя актуальные методы. 

Правило 2. Обеспечьте комфортное пространство. Лучше всего, чтобы проведение стратегических сессий осуществлялось в большом светлом помещении с достаточным количеством света и воздуха. Позаботьтесь о том, чтобы у каждого участника был стул (стол —в зависимости от цели сессии), материалы для работы

Правило 3. Обязательно подготовьте повестку дня и убедитесь, что все участники знают и согласны с ней. А иначе, вы, возможно, проведете стратсессию, полезную для себя, но не для команды.

Правило 4. Поставьте цель. Для этого ответьте на вопрос: «Зачем нам нужно провести эту сессию?». Четко поставленная цель поможет запустить процесс разработки управленческих решений.

Правило 5. Сразу продумайте результат — что вы хотите получить в итоге. Ответьте на вопрос: «Как вы поймете, что все получилось?». Что у вас должно остаться — знания, правила, отчеты?

Правило 6. Выберите участников. Подумайте, на кого могут повлиять результаты стратегической сессии, кто будет потом выполнять поставленные задачи, чье согласие важно при принятии решений? Это и будет для вас ответом, кого нужно пригласить на сессию.

Правило 7. Продумайте, какие проблемы могут возникнуть в процессе работы, что может вам помешать и как предупредить это?

Правило 8. Заранее соберите все необходимые материалы, чтобы организация работы в команде была максимально продуктивной.

Правило 9. Проводя стратегическую сессию, вы должны понимать, чего хочет команда, какой результат они ожидают. Поэтому, обязательно проведите анкетирование, опрос, интервью перед началом, чтобы оправдать ожидания участников. 

Правило 10. Обязательно заранее предупредите участников о том, когда и где состоится стратегическая сессия.
 

Как «зеленая стена» и другие инструменты влияют на проведение стратегических сессий

Хотите узнать факторы, влияющие на успех стратегической сессии, умение работать в команде? И почему мы вешаем зеленую стену? Результат и эффект проведенной вами сессии будут напрямую зависеть от того, используете ли вы следующие инструменты: 

1. Обязательно используйте правила. В начале сессии предложите список правил, которые помогут работать всем в одном направлении, решить вопрос, уладить конфликты. Список можно корректировать, дополнять вместе с участниками, но обязательно согласуйте его со всеми перед началом работы. Правила обязательно распечатайте, напишите и повесьте перед глазами, чтобы можно было обращаться к ним по ходу.

2. Используйте «парковочные доски». На них можно зафиксировать любой результат коммуникации:

• важные решения, принятые во время сессии, 

• задачи, которые необходимо будет выполнить после сессии,

• ответственных, за выполнение того или иного решения,

• вопрос, который не связан с сегодняшней темой, но важен, поэтому его необходимо не потерять. 

Участники, понимая, что вы записываете все, без исключения, их идеи и задачи, не меняя слов, начинают больше доверять и вовлекаться в процесс.

3. Помните об энергии группы, которая в течение дня может падать. Делайте перерывы, обязательно пейте воду, делайте простые упражнения, не сидите за столами. Всегда оставаться вовлеченными в процесс разработки управленческих решений нам помогают простые и веселые, но очень действенные упражнения кинесиологии. Они позволяют отвлечься, перезагрузится, зарядиться энергией и синхронизировать оба полушария нашего мозга.

4. Вовлекайте участников. Спрашивайте об их личных целях на этой сессии, дайте право задать любые интересующие их вопросы. Обязательно задавайте вопросы, которые помогут направить обсуждение, уточнить важные моменты, подтвердить понимание.

5. Давайте высказаться всем. Если в разговоре всегда участвуют лишь одни и те же сотрудники, то умение работать в команде других не будет проявлено. И вы получите односторонние ответы и результаты по теме стратсессии. Поэтому важно спрашивать у всех, кто имеет отношения к вопросу.

6. Очень хороший инструмент, который мы используем — это клейкая стена, стакеры и маркеры. Клейкая стена позволяет видеть все результаты перед глазами. А также помогает вовлечь участников. Когда они пишут идеи, ошибки, проблемы на листочках бумаги, а потом крепят их на общую стену — это позволяет сохранить анонимность и значимость мнения каждого. В таких случаях, люди не боятся поделиться своими проблемами, высказать мнение. 

Мы всегда вешаем зеленую клейкую стену: во-первых, это наш корпоративный цвет, во-вторых, он способствует повышению внимания к обсуждаемой теме и количество правильных решений, чтобы бизнес стратегия компании дала результат — тоже увеличивается.

7. Проводите мозговой штурм, чтобы найти новые идеи. Не забывайте записывать все на карточки/флипчарт.

8. Используйте группировку. Часто во время мозгового штурма собирается большое количество информации. Чтобы было легче работать — объединяйте схожие идеи в одну группу. И делайте это вместе с коллегами, используя клейкую стену.

9. Выделяйте важное, расставляйте приоритеты, чтобы потом вам было понятно, что необходимо выполнить в первую очередь.

10. Обязательно подводите итоги после каждого вопроса. Что вы делали, к чему пришли, зачем вы это делали?

11. Не забывайте получать обратную связь от участников, чтобы организация работы в команде давала результат. Только группа знает лучше, что ей надо, какие вопросы, какие проблемы она хотела бы решить. 

12. Управляйте дискуссией группы, ведите ее в нужном направлении, не давая уйти от вашей темы. Помните, вопросы, которые не относятся к вашей теме — нужно фиксировать отдельно, чтобы не забыть их и разобрать в следующий раз.

13. Поддерживайте участников. Многим из них (особенно если на сессии они впервые), тяжело раскрыться, поэтому не ругайте, не говорите, что все неправильно, а поддержите их, чтобы взаимодействие в команде было полным.

14. Обязательно следите за временем, чтобы успеть выполнить все запланированное и не перегрузить участников.

15. Обращайте внимание на динамику группы. Если вовлечены не все, то есть риск потерять интерес всей группы. Постоянно вовлекайте неактивных членов команды, подбадривая их, работайте с сопротивлением.

И каждый раз совершенствуйте ваши навыки, и не забывайте, что только вовлеченная совместная работа поможет вам достичь успеха в бизнесе!