Вы здесь

Звёзды сошлись. Почему важно, чтобы личный ассистент был отображением своего руководителя

Звёзды сошлись. Почему важно, чтобы личный ассистент был отображением своего руководителя

Читайте в статье:

  • Персональный ассистент руководителя: критерии поиска и отбора
  • Личный ассистент: вред и польза от «нового члена семьи»
  • Личный помощник руководителя: как найти человека, которому можно доверять?
  • Как стать бизнес -ассистентом, от которого будет только польза?
  • Обязанности ассистента руководителя и их отличия от простого секретаря

Как стать бизнес- ассистентом? Таким, чтобы о Вас мечтал каждый руководитель. А какие критерии поиска должны быть у генерального директора, чтобы найти фантастического персонального помощника? У нас есть ответ! Статья от персонального ассистента крупного бизнес – сообщества, которого не хотят уволить даже в самые напряженные моменты.

Достаточно задать вопрос любому руководителю, что сложнее: разработать стратегию компании на год или найти достойного сотрудника, как у каждого второго сразу на глазах выступят предательские слезы и они ответят: «Конечно, второе!». Найти хорошего игрока в команду, который не просто вольётся в коллектив, но и будет отличным специалистом в своей сфере деятельности, крайне нелегко. А когда вопрос касается поиска конкретного человека (и должность его звучит, как личный помощник руководителя) — уровень сложности в его поиске невероятный. Но выход есть! Достаточно просто четко знать свои критерии и понимать, какой человек Вам нужен рядом 24/7.

Муки выбора или главная ошибка при выборе персонального ассистента

Перед тем как меня приняли на данную вакансию, было десяток других стажёров. И все они не подошли. Нет, вы не подумайте, что хвастаюсь, что я какая-то особенная, просто вы, либо подходите друг другу на ментальном уровне, либо нет. Конечно, это существенный фактор и для работы с другими сотрудниками, но, согласитесь, это куда более важно, по отношению к вашей “правой руке”.

Главная ошибка в подборе персонального ассистента заключается в том, что директор опирается исключительно на профессиональные качества. Думаю, это свойственно при выборе самого первого ассистента, в последующие разы такой ошибки он допускать уже не будет. А всё потому, что со временем руководитель может понять, что ему некомфортно работать с этим человеком. Кажется, и работает хорошо, и замечаний по работе минимум, а вот видеть его хочется всё реже. Чтобы такого не произошло, узнайте больше информации о своём, возможно, будущем ассистенте. Чем увлекается, планирует ли свою жизнь, в каком направлении хочет развиваться, есть ли вредные привычки.

Обсудим обязанности ассистента руководителя? Согласитесь, должность персонального ассистента на сегодняшний день от винтажного секретарского предка унаследовала минимальный процент функций. Теперь она совмещает в себе: навыки менеджера, психолога, организатора, специалиста по найму, бизнесмена и даже финансиста. 

Но помните главное: если персональный ассистент не разделяет ваши принципы и жизненные правила — он вам не подходит. Это не значит, что он плохой, он может стать отличным помощником для другого руководителя, с которым у них будет много общего. Но ваши дороги расходятся.

Но помните главное: если персональный ассистент не разделяет ваши принципы и жизненные правила – он вам не подходит.

Почему важно, чтобы ассистент был отображением своего руководителя

Однажды мой руководитель сказал мне, спустя полгода работы, что он искал не просто ассистента, а поддержку, опору, продолжение его в работе и, что самое важное, нашёл. И тут появилось чёткое понимание, что да, звёзды сошлись, мы движемся в одном направлении.

При занятии такой должности степень конфиденциальности начинает возрастать, ведь рано или поздно персональному ассистенту начинают открываться семейные тайны, банковские счета, корпоративная информация, медицинские данные, пин-коды от карт, —  словом, все то, что при не тех обстоятельствах может быть использовано против клиента.

Вам, как руководителю, важно понимать, что на личного ассистента можно полностью положиться, что во время вашего отсутствия всё будет под контролем, никто не сбежит с офиса и все задачи будут выполнены вовремя. Команда не будет чувствовать отсутствия контроля и не сможет дать слабину, потому что вы оставляете на неё своё доверенное лицо, которое должно грамотно и чётко выстраивать процессы работы, правильно транслировать ваши поручения.

Рано или поздно ваш личный ассистент либо вырастет с этой должности и пойдёт вверх по карьерной лестнице в вашей компании либо пойдёт, но уже не вверх, а прямо или потом на право. В первом случае, поздравляю, вы сделали правильный выбор в своё время и теперь можете быть спокойны, ваш вклад в него оправдан.

Вопросы, на которые должен ответить руководитель лично для себя, чтобы понять, какой ему нужен человек рядом с ним 24/7

Сначала, давайте честно признаемся себе, нужен ли вам помощник. А я, со своей стороны, раскрою 5 причин, почему он Вам просто необходим:

 

Причина 1:

Расписание всегда под контролем. Там, где не справляется даже Битрикс или Google календарь, всегда придет на помощь «человек, который помнит все» (или старательно пытается таким быть).

Причина2:

Делегирование полномочий. Нет, Вы не будете меньше работать и гулять по европейским улочкам с понедельника по пятницу, пока ассистент мастерски выполняет все Ваши поручения в холодной России. Но, однозначно, с появится шанс думать о больших целях и решениях, вместо того, чтобы отвлекаться на решение мелких задач.

Причина 3:

Дать себе время на личную жизнь. Наймите помощника, чтобы проводить вечера с любимыми, а не с отчетами.

Причина 4:

Инвестировать в себя. Зарплата ассистенту — это не бесполезная издержка. Время — это самый дорогой и невосполнимый ресурс, который Вы можете потратить на более полезные вещи. Например, саморазвитие.

Причина 5:

Ваше второе «я». Каждый раз объяснять, что вам нужно, больше не придется. Грамотный ассистент будет организовывать все так, как сделали бы вы.

 

Да и вообще, в наше время у каждого успешного бизнесмена есть личный ассистент, а то и несколько, всё зависит от специфики и масштаба работы. Если его ещё нет —значит, вы ещё не прочувствовали до конца фразу “время - деньги” и работаете себе в ущерб. Поэтому, оценивайте свою ситуация и начинайте думать, какой вы хотите, чтобы была ваша правая рука, а порой и нога, и уши, и всё одновременно.

Чтобы сократить количество кандидатов до минимума, следует чётко понимать кто и для чего вам нужен. Если сразу это не определить, то разочарований не избежать. Думаю, ответы на эти вопросы помогут вам нарисовать портрет подходящего для вас человека.

 

Зачем вам нужен персональный ассистент? Для начала стоит определиться, нужен ли он как таковой. Проанализируйте своё время, на какие процессы его уходит больше всего. Если увиденное вас не радует, то следующие пункты для вас.

Какими внутренними качествами должен обладать будущий персональный ассистент руководителя? Мы уже конечно решили это ранее - аналогично вашим. Но какие ваши внутренние достоинства, что для вас ценно? Пропишите это, не поленитесь.

А какими — профессиональными качествами должен обладать личный помощник? Какие функции он будет исполнять? По какой ещё причине внутренние качества важнее, всё просто, этому уже взрослого человека не обучишь, тут надо брать сразу соответствующего для вас человека. А вот профессиональным можно и даже нужно, главное, чтобы было желание развиваться. В данном случае можно даже брать без опыта, так обучение даст лучше эффект, у него не будет своего стиля работы, который, возможно, вам не подойдёт.

Вы хотите тихую мышку, которая будет смирно всё делать и не вмешиваться ни в какие процессы или инициативного, шустрого и везде успевающего супергероя? Сразу говорю, первый вариант — провал. Хотя, у каждого свои потребности, здесь всё индивидуально. Может вы не любите, когда вмешиваются и не дай Бог кто-то выскажет своё несогласие. Но если вы энергичный, но вам хочется “тихоню” рядом, то вам нужен человек, который не будет продолжением вас, а просто робот, который будет выполнять машинально ваши поручения.

Готовы ли вы впустить кого-то постороннего в свою зону комфорта, личное пространство, да? Тогда вам надо распознать в человеке своё собственное Я. Как минимум, Вам должно быть приятно на него смотреть, как максимум - полное доверие и спокойствие, что всё в надёжных руках.

 

Поверьте, с его появлением, ваша жизнь разделится на “до” и “после”, я уже прямо вижу как вам не терпится составить вакансию и быстрее заняться поисками. Не откладывайте этот вопрос, подумайте над ответами на вопросы вперёд на поиски.

 

 

Можем поделиться с вами функциональными обязанностями нашего ассистента

Напишите на почту hello@temperra.com и

мы отправим Вам чит - код