Вы здесь

В ожидании ивента: как организовывать бизнес-мероприятия или глаза боятся, руки делают

В ожидании ивента: как организовывать бизнес-мероприятия или глаза боятся, руки делают

Читайте в статье:

  • Бизнес-мероприятия 2019 – 2020: главные правила и ошибки
  • Бизнес-советы или какие шаги стоит предпринять для грамотной организации бизнес- мероприятия
  • Какое мероприятие организовать: бизнес-конференция, тренинг, бизнес-обучение
  • АНТИрейтинг ошибок или что такое плохо организованное мероприятие

Мы  хотим поделиться многолетним опытом организации  бизнес – событий, уровень которых восхищает участников со всей России. Какое мероприятие организовать? Какие существуют правила и ошибки? А самое главное: какие шаги пройти, чтобы бизнес-мероприятия получались фантастическими, а бизнес-обучение – эффективным. Читайте в новой статье.

Вот и наступил тот день, когда Вы решились (или Вам дружно поручило руководство), организовать бизнес-мероприятие или бизнес-обучение в рамках компании. И, успокаивая себя и глядя на тех, кто уже в этом деле прошел огонь, воду и медные трубы , начинаешь наивно полагать, что это не такая уж сложная задача. Бывает так, что предприниматели, решив собрать тренинг (еще вариант: бизнес-конференция), думают, зачем нам организатор - мы и сами справимся. Конечно, справитесь! Другой вопрос – как?

Без профессиональной подсказки и помощника дело может приобрести совсем не те формы, которые вы ожидали. Если все-таки решились провести event, то готовьтесь погрузиться всецело и полностью в работу, чтобы не упустить ни единой детали. А деталей этих, великое множество (и больших, и поменьше), но в бизнесе, как и в жизни, мелочей не бывает. Как раз мелочи и делают мероприятие совершенным…И сегодня с Вами поделюсь некоторыми тайнами организации деловых мероприятий от вездесущего event-менеджера.

Конечно, есть общие правила, по которым работают организаторы мероприятий. Но в нашем деле - проведении не простого, а бизнес - мероприятия, есть свои нюансы.

Прежде всего - это бизнес-цели, которые вы ставите перед собой. Вы должны помнить, что тщательная подготовка бизнес-мероприятия - это уже 50% успеха в их достижении. Это неверный подход, если вы думаете, что у мероприятия нет цели либо она одна. Само организованное мероприятие можно разделить на 3 части: подготовка, проведение и пост - проведение.
 

Какое мероприятие организовать: проанализируй, запланируй, пропусти через себя

Начнем с подготовки. Пропустить идею через себя - один из главных наших принципов, которому мы следуем всегда. Если на каком-либо этапе подготовки вам некомфортно и Вы не уверены на 150 % в правильности действий — поверьте, точно также будет себя чувствовать и участник, и спикер.

Изначально запишите все, что вы планируете делать на мероприятие: кого пригласить, сколько участников, где вы будете проводить, кого хотите привлечь. А лучше, занесите в интеллектуальную карту MindJet (о правилах ведения читайте в следующих статьях).

Второй принцип — это хорошее/правильное планирование. Врага надо знать в лицо, а наш враг, в этом случае, хаос, метание и беспорядок. Поэтому первым делом составляем план — это уже хорошее начало мероприятия. Для этого подготовили краткий пошаговый чек – лист. И таким образом, постепенно у нас формируется пошаговый план:

Шаг 1. Выбираем и разрабатываем концепцию бизнес-мероприятия, цели и финансовую составляющую — от этих этапов зависят все дальнейшие наши шаги.

Шаг 2. Выбираем спикера

Выбор спикера — это этап, который у нас занимает немалое количество времени, так как:

  • Сначала мы собираем данные, проводим анкетирование, кого же хотят видеть наши участники
  • Проводим анализ, какая тема является актуальной и востребованной на данный момент
  • Выбираем спикера
  • Если спикер у нас впервые, то добавляется еще несколько пунктов к подготовке

a. слушаем/смотрим все вебинары, уроки выступления
b. сами принимаем участие в его тренинге, мастер-классе и уже изнутри понимаем, какую пользу он может дать остальным.

Шаг 3. Выбираем тему

Выбираем тему, согласовываем со спикером и формируем программу. При необходимости, адаптируем и тему, и программу под «боли» и проблематику региона. Тут, конечно, важно помнить, что участники хотят получить информацию: актуальную, полезную и применимую в бизнесе

Шаг 4. Рассказываем всем о мероприятии

Тут на помощь приходит тяжелая артиллерия в виде PR-менеджера, маркетолога, продавцов, которые искусно могут донести всю пользу мероприятия, пока ты "весело и беззаботно" готовишь его.

Шаг 5. Выбираем площадку

Тут нам все надо знать — какая площадь зала, где территориально располагается, есть ли там все необходимое для тренинга (столы, стулья, проектор и т.д).
Обязательно уточняете наличие необходимого количества столов и стульев с запасом, чтобы никому не пришлось стоять весь день. Тут, конечно, можно сказать, что стоя информация воспринимается лучше. Но это Вам не утренние 15-минутные спринты, а полноценный 8-часовой марш-бросок , направленный на освоение новых территорий.

Шаг 6. Организовываем питание и проживание

Если к месту проведения мероприятия далеко добираться — нужно позаботиться о том, чтобы можно было где-то переночевать.
Не забываем, что голодные люди — несчастливые люди, поэтому предусмотрительно позаботьтесь об обедах и кофе-брейках, продумав их так, чтобы всем участникам во время перерывов можно было познакомиться, пообщаться и обсудить полученную информацию
Не забывайте о всех сотрудниках и ваших помощников. Вы же не хотите в конце дня найти где-то за флипчартом, вместо стойкого оловянного солдатика — лежащего голодного вояку.

Шаг 7. Медиа-партнеры

Как хорошо, что у вас всегда рядом любимый (автору здесь повезло) пиарщик, который с радостью берет на себя все нужные коммуникации, потому что безумно любит общение и новые знакомства.
 

Детали – важнее всего или дополняем список

Теперь в каждом из этих пунктов, мы выделяем подпункты и прописываем детали.

  • Для тренинга нужны рабочие тетради, бейджи, сертификаты, ленты и все прочие атрибуты. Продумайте заранее, кто вам может создать всю эту красоту, а потом переведет ее в печатный вид. Чтобы не пришлось в последний вечер радостно бегать по офису с возгласом- "А кто тут у нас хорошо рисует — выползай из-под стола!"
    Если нужно что-то приобрести — продумайте заранее, ведь некоторые заказы идут не одну неделю.
  • Не забудь договориться с поставщиками — ЧТО? ГДЕ? КОГДА?
    Обязательно пропишите все детали в заявке — и им удобнеее, и у вас ничего не пропадет из виду. Как раз на этом этапе может выясниться, чего не хватает.
  • Составь список всех необходимых предметов, которые нужно взять на площадку, перед отъездом обязательно проверь его.
  • Помимо всех вышеперечисленных вещей не забудьте захватить крепкие нервы — они непременно пригодятся, особенно при возникновении форс-мажоров. Конечно, раскрою вам секрет, при хорошем планировании риск их появления уменьшается, сводится к нулю, но стоит помнить, что форс-мажор — хитрый зверь, который старается просочиться в любую лазейку.

Следуя этим принципам, вы сможете достойно организовать деловое мероприятие.

ТОП - 6 ошибок или вредные советы от ТЕМПЕРРА

Если же Вы уверены, что «сами с усами» и решите делать все наоборот — представляю вам топ ошибок, которые обязательно встретятся на Вашем пути.

Ошибка 1: План и цель

"А зачем он нужен, я и так все знаю — вон сколько статей прочитал по этой теме".

 Если вы изначально выберет такую позицию, то поверьте, сбой будет, и произойдет он в самую неподходящее время. Если ваша главная цель — просто провести мероприятие, то в итоге вы просто проведете мероприятие. Продумайте цели заранее, чтобы получить максимум пользы.

Ошибка 2: Кофе-брейки

"Мы же не есть пришли, а учиться, да и на голодный желудок информация усваивается лучше". Как раз о вас голодные люди точно не забудет никогда. Но вместо того, чтобы учиться и усваивать важную информацию, будут думать о еде.

Ошибка 3:Дата или "Ну что спешить, определимся с датой позже"

 Не наступите на эти грабли — иначе вы можете упустить прекрасную возможность забронировать отличное помещение, а потом не найти ничего подходящего.
 

Ошибка 4 .Площадка для мероприятия.

"Есть площадка - и хорошо. Какая она — потом на месте разберемся". А на месте она может оказаться без окон. А еще "лучше" — маленькое помещение, чтобы все сидели набитые как селедки, поближе друг к другу, без доступа к личному пространству.

 
Ошибка 5: Звук.

"Заморачиваться со звуком и оборудованием не стоит — все же слышно".

Здесь как раз и стоит — технику нужно готовить заранее: проверить, чтобы все работало, были необходимые переходники. И обязательно тех. специалист знал, что и когда нужно включить.

Ошибка 6: "Долой все ориентиры"

"Зачем морочить голову, отправлять памятки, схемы проезда, народ у нас умный, веками наученный передвигаться по лесам, полям и пещерах. Дорогу без единого гаджета находили, а тут столько всего". Это лишняя суматоха, она Вам ни к чему! ;-)

Наш шуточный рейтинг как раз про те самые мелочи, которые формируют мероприятие- не стоит забывать о них. Помните: нужно сделать так, чтобы каждый клиент чувствовал себя комфортно и в следующий раз вернулся к Вам.
Надеюсь, вы улыбнулись и решили все-таки не испортить, а провести на отлично ваше мероприятие. А если что-то пошло не так, всегда помните конечную цель, и в следующий раз обязательно исправьте все недочеты, чтобы представить не топ ошибок, а топ лучших советов по организации бизнес мероприятия.Начало формы