В ожидании ивента: как организовывать бизнес-мероприятия или глаза боятся, руки делают

Мы  хотим поделиться многолетним опытом организации  бизнес – событий, уровень которых восхищает участников со всей России. Какое мероприятие организовать? Какие существуют правила и ошибки? А самое главное: какие шаги пройти, чтобы бизнес-мероприятия получались фантастическими, а бизнес-обучение – эффективным. Читайте в новой статье.

Вот и наступил тот день, когда Вы решились (или Вам дружно поручило руководство), организовать бизнес-мероприятие или бизнес-обучение в рамках компании. И, успокаивая себя и глядя на тех, кто уже в этом деле прошел огонь, воду и медные трубы , начинаешь наивно полагать, что это не такая уж сложная задача. Бывает так, что предприниматели, решив собрать тренинг (еще вариант: бизнес-конференция), думают, зачем нам организатор - мы и сами справимся. Конечно, справитесь! Другой вопрос – как?

Без профессиональной подсказки и помощника дело может приобрести совсем не те формы, которые вы ожидали. Если все-таки решились провести event, то готовьтесь погрузиться всецело и полностью в работу, чтобы не упустить ни единой детали. А деталей этих, великое множество (и больших, и поменьше), но в бизнесе, как и в жизни, мелочей не бывает. Как раз мелочи и делают мероприятие совершенным…И сегодня с Вами поделюсь некоторыми тайнами организации деловых мероприятий от вездесущего event-менеджера.

Конечно, есть общие правила, по которым работают организаторы мероприятий. Но в нашем деле - проведении не простого, а бизнес - мероприятия, есть свои нюансы.

Прежде всего - это бизнес-цели, которые вы ставите перед собой. Вы должны помнить, что тщательная подготовка бизнес-мероприятия - это уже 50% успеха в их достижении. Это неверный подход, если вы думаете, что у мероприятия нет цели либо она одна. Само организованное мероприятие можно разделить на 3 части: подготовка, проведение и пост - проведение.
 

Какое мероприятие организовать: проанализируй, запланируй, пропусти через себя

Начнем с подготовки. Пропустить идею через себя - один из главных наших принципов, которому мы следуем всегда. Если на каком-либо этапе подготовки вам некомфортно и Вы не уверены на 150 % в правильности действий — поверьте, точно также будет себя чувствовать и участник, и спикер.

Изначально запишите все, что вы планируете делать на мероприятие: кого пригласить, сколько участников, где вы будете проводить, кого хотите привлечь. А лучше, занесите в интеллектуальную карту MindJet (о правилах ведения читайте в следующих статьях).

Второй принцип — это хорошее/правильное планирование. Врага надо знать в лицо, а наш враг, в этом случае, хаос, метание и беспорядок. Поэтому первым делом составляем план — это уже хорошее начало мероприятия. Для этого подготовили краткий пошаговый чек – лист. И таким образом, постепенно у нас формируется пошаговый план:

Шаг 1. Выбираем и разрабатываем концепцию бизнес-мероприятия, цели и финансовую составляющую — от этих этапов зависят все дальнейшие наши шаги.

Шаг 2. Выбираем спикера

Выбор спикера — это этап, который у нас занимает немалое количество времени, так как:

• Сначала мы собираем данные, проводим анкетирование, кого же хотят видеть наши участники
• Проводим анализ, какая тема является актуальной и востребованной на данный момент
• Выбираем спикера
• Если спикер у нас впервые, то добавляется еще несколько пунктов к подготовке

a. слушаем/смотрим все вебинары, уроки выступления
b. сами принимаем участие в его тренинге, мастер-классе и уже изнутри понимаем, какую пользу он может дать остальным.

Шаг 3. Выбираем тему

Выбираем тему, согласовываем со спикером и формируем программу. При необходимости, адаптируем и тему, и программу под «боли» и проблематику региона. Тут, конечно, важно помнить, что участники хотят получить информацию: актуальную, полезную и применимую в бизнесе

Шаг 4. Рассказываем всем о мероприятии

Тут на помощь приходит тяжелая артиллерия в виде PR-менеджера, маркетолога, продавцов, которые искусно могут донести всю пользу мероприятия, пока ты "весело и беззаботно" готовишь его.

Шаг 5. Выбираем площадку

Тут нам все надо знать — какая площадь зала, где территориально располагается, есть ли там все необходимое для тренинга (столы, стулья, проектор и т.д).
Обязательно уточняете наличие необходимого количества столов и стульев с запасом, чтобы никому не пришлось стоять весь день. Тут, конечно, можно сказать, что стоя информация воспринимается лучше. Но это Вам не утренние 15-минутные спринты, а полноценный 8-часовой марш-бросок , направленный на освоение новых территорий.