Вы здесь

Как стать бизнес ассистентом или почему слабонервным лучше не читать?

Как стать бизнес ассистентом или почему слабонервным лучше не читать?

Читайте в статье:

  • Как стать бизнес ассистентом
  • Есть ли у вас шансы быть «правой рукой» босса;
  • Чек-лист обязанности ассистента – самый горячий список;
  • Как складывается карьера помощника руководителя

Как стать бизнес ассистентом и кому подходит эта работа. Откровенный рассказ, чек-лист об обязанностях и качествах, чтобы построить карьеру и стать правой рукой владельца компании.

Сегодня я — персональный ассистент директора крупной компании. Когда я поступала в университет, представляла свою идеальную работу, о таком развитии событий у меня, конечно же, и мыслей не было. Несмотря на это, чувствую, что двигаюсь в правильном направлении.

Если вы сомневаетесь насчёт того, стоит ли вам выбирать эту профессию или априори не знаете, в каком направлении хотите двигаться, возможно эта статья станет для вас ответом на многие вопросы. И вы с уверенностью скажете: “Да, теперь я знаю, что делать!”. Поэтому, читаем и получаем ответы, развеивая сомнения!

 

Кто может стать личным ассистентом

Ответ прост – вы можете стать, но все-таки давайте разбираться по порядку:

  1. Образование. Специального образования не требуется, я – политолог, а вы, может дипломированный филолог, это не страшно. НО лучше, конечно, иметь математический склад ума, потому что обязанности ассистента подразумевают работу с цифрами, аналитикой, требуют принятия быстрых решений. И если вы абсолютный гуманитарий и долго думаете, скорее всего – это не для вас. Конечно, требования босса могут быть разные и кто-то ищет творческую натуру, а не того, кто за 30 секунд посчитает квадратный корень из 888. Тут всё индивидуально, но скорее всего, так не будет. Но не стоит отчаиваться, потому что сейчас легко можно найти школы-онлайн, чтобы обучаться по этому профилю.
  2. Возраст. В основном эта работа для молодых, энергичных, желающих развиваться людей. Но есть тип начальников, которые предпочитают работать со зрелыми и опытными, уже готовыми специалистами в этой сфере. Такой личный помощник руководителя уже имеет свои устоявшиеся правила, принципы, убеждения и установки, в конце концов, особенный стиль работы. А в этом кроится самый большой минус, потому что, не будет совпадения с руководством. Поэтому, нелегко подобрать уже готового assistent, с которым boss будет думать и работать в одном стиле.
  3. Пол. Преимущественно эту должность занимают девушки, конечно, встречаются и парни, но намного реже. Хотя, должна сказать, что когда мы выставили вакансию личный помощник руководителя, около десятка резюме было от парней И даже 2 раза позвонили, судя по всему, мужчины в возрасте 40 лет.

Чек – лист: обязанности ассистента

Если вы к ним не готовы, лучше не связывать свою жизнь с этим направлением. Думаю, это единственная должность, которая совмещает в себе поручения делового и личного характера. Ещё на стадии собеседования обсуждается весь спектр вашего функционала, но не исключено, что они могут со временем расшириться. Сразу на “берегу” обсудите с непосредственным начальником, какие помощник руководителя обязанности должен исполнять, чтобы, проработав несколько месяцев не разочароваться и не потерять время обеих сторон.

 

Перечислю только основные:

  • Административная поддержка: ведение календаря, координация и организация внешних и внутренних встреч, а также поездок, которые необходимо заранее запланировать и организовать (командировки, выставки, учёба, отпуска, плюс мероприятия компании и другие события).
  • предоставлять информацию о людях, с которыми предстоит встретиться.
  • полная travel-поддержка руководителя и его семьи: заказ и приобретение билетов на бизнес-мероприятия по всему миру; бронирование гостиниц, ресторанов, оформление виз, организация трансфера, аренда автомобилей и другое;
  • сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов;
  • разбор, ведение деловой переписки даже с личной почты руководителя;
  • в обязанности ассистента входит протоколирование совещаний в формальной и неформальной обстановке;
  • доведение до сотрудников указаний, распоряжений, поручений, контроль их исполнения по срокам и качеству. В этом мне помогает CRM-система, о которой расскажу подробнее в одной из статей.
  • выполнение личных поручений.
  • ведение личных финансов: расчет текущих расходов, оплата мобильной связи и других затрат
  • ведение графика и контроль медицинских обследований;
  • контроль дней рождения и знаменательных праздников (ведение ежегодной базы, согласование подарков и их отправка);
  • подбор, руководство и контроль за домашним персоналом.

 

Но что самое главное – персональный ассистент руководителя должен быть на связи 24/7. Конечно, никто не будет вас заставлять сидеть до ночи, но всё же вы должны быть готовы к вопросам и задачам буквально в любое время суток.

По такому графику далеко не каждый сможет и захочет работать, поэтому стоит решить сразу — готовы ли вы к ненормированному рабочему дню или нет.

 

Персональный ассистент в будущем — карьерный рост или фиаско?

Выпускники вузов, которые хотят иметь хороший старт в карьере, часто интересуются, как стать бизнес ассистентом. Ведь развитие возможно в двух направлениях: горизонтально или вертикально. От этого будет зависеть ваша стратегия дальнейших действий:

  • Горизонтальное развитие. Не каждый boss захочет отпускать ценного сотрудника. Скорее всего, он повысит вам зарплату и будет как-то поощрять в работе, а не согласится отказаться уже от привычного для него человека. А новый персональный ассистент руководителя потребует много времени и сил на обучение.
  • Вертикальное развитие. Один из вариантов, который может вас ждать, если хотите сами и шеф даёт «зелёный свет» - это должность руководителя проекта, подразделения, заместителя или вовсе исполнительного директора. Иногда случается, что кто-то даже открывает своё дело. К такому уровню готов не каждый, задумываясь как стать бизнес ассистентом, но если вы хотите вертикальной карьеры – то выстраивайте стратегию к достижению желаемого.

 

Надеюсь, я помогла определиться сомневающимся, подходит ли вам должность помощник руководителя обязанности которой так разнообразны и ответственны. Я и сама знаю, как это непросто — найти первую работу, сомневаться и думать: «моё или не моё?». Но ведь пока не попробуешь, не узнаешь.