Неправильно расставленные приоритеты
Правильно расставленные приоритеты признак того, что вы осознаёте конечную цель. Бездумное выполнение задач в работе ассистента – лишнее умение. Задач много, поэтому важно самому отдавать отчет, что необходимо делать в первую очередь, что после, а без чего в принципе можно обойтись. Всегда, после постановки задачи — уточняйте приоритеты и фиксируйте сроки сдачи, это несложное, но очень важное правило. Иначе, вы рискуете реализовывать лишние поручения, а директор ждёт от вас решением совсем другого вопроса.
Расслабленность
Есть одно главное отличие Personal Assistant от других обитателей офиса – он может понадобиться в любой момент. Поэтому, 24/7 вам необходимо быть на связи. Расслабитесь потом, в старости, а сейчас надо быть всегда готовым к труду и обороне. Итак, болеем за общее дело не только в рабочее время, но и на выходных, в праздники (включая своё день рождения). Да что уж там, на своей собственной свадьбе. Со свадьбой конечно перебор, но микрофон для тоста любимый ГЕНдир намерен получить вовремя.
Как стать бизнес ассистентом на вес золота? Не позволяйте даже появляться мыслям, что ассистент что-то не успевает, что где-то, что-то идёт не так или о чём-то забыл. Запомните, вы для него тыл и опора. Босс должен быть уверен — вы обо всем позаботитесь в лучшем виде, в то время, как он покоряет мир.
Предоставление непроверенной заранее информации
Договора, отчёты, сведения и т.д. могут попасть к главному только пройдя через вашу проверку. Иначе, рискуете быть посланным всё проверять, и хорошо, если в этот момент у директора хорошее настроение. Худший вариант развития этой ситуации может быть в том, что принесённый вами, не проверенный договор, будет подписан не глядя, полагаясь на вас, а там ошибка, и не орфографическая, а та за которую компанию может понести убытки. Так что, не сочтите за трудность, а за данность, предоставлять только проверенную и актуальную информацию.
Неправильная формулировка
Не до конца понять, что от тебя необходимо и промолчать — одна из самых распространенных ошибок всех сотрудников. Не поняли задачу, утоните, даже если глобально все ясно, но есть какое-то сомнение. Лучше уточните — за спрос не бьют. Вы же не хотите все переделывать по сто раз? Чтобы не тратить время на лишние процессы — правильно формулируйте вопросы — это уже половина выполненной работы. Когда вы чётко знаете какой должен быть результата и что для этого делать, то вы не ходите вокруг да около задачи и думаете с чего бы начать, а моментально приступаете к выполнению.
Ложь не во спасение
Архиважно, чтобы формула руководитель + помощник генерального директора равнялось абсолютное доверие. Важно, чтобы они могли полагаться друг на друга. Поэтому, последнее, что вы можете себе позволить — это врать, что-то утаивать, а ещё хуже плести интриги. Знайте, надолго вы не задержитесь. Это касается каждого, личностные качества никто не отменял, но конкретно в рамках этой должности, честность и открытость на первом месте.
И напоследок...
Как стать бизнес ассистентом, который не доводит босса до ярости? Не наступайте ему на ногу стулом, да и ещё когда он в дорогих итальянских туфлях. А то думайте, чем замолить грешок :-)
Не бойтесь ошибаться, падения неизбежны, на них мы учимся. Ведь, как говориться, не ошибается тот, кто ничего не делает. Но предупреждён, значит вооружен. Надеюсь, эта статья, основанная на моих выводах поможет вам свести "эпик фейлы" к минимуму.
